Postępowanie ID: 1077563 : GK-Z.222.4.2025 Dostawa materiałów biurowych dla Powiatowego Biura Geodezji i Katastru w Świdnicy

W związku z prowadzanym rozeznaniem cenowym dotyczącym dostawy dla Powiatowego Biura Geodezji i Katastru w Świdnicy materiałów biurowych, działając w oparciu o zapisy regulaminu dotyczącego udzielania zamówień o wartości poniżej 130.000 zł, zaprasza się do złożenia oferty na dostawę materiałów biurowych wyszczególnionych w formularzu zamówienia.

I. Zamawiający:

Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy NIP: 884-27-27-988  58-100 Świdnica, ul. Parkowa 2

II. Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów biurowych, zwanych w dalszej części materiałami, wyszczególnionych w formularzu zamówienia będącym załącznikiem do zapytania ofertowego, w ilości i rodzaju określonym w zamówieniu.

2. Termin realizacji zamówienia - dostawa do dnia 25.03.2025 r.

3. Oferta Wykonawcy musi uwzględniać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia, w tym koszt towaru, podatek vat, koszt opakowania, transportu, rozładunku i dostarczenie do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, koszty osobowe, koszt przygotowania oferty. 

4. Kryterium wyboru 100% cena.

5. Zamawiający planuje, że dostawa materiałów zrealizowana zostanie nie później niż do 25 marca 2025 r.

III. Wymagania Zamawiającego oraz sposób realizacji zamówienia.

1. Wymagania stawiane Wykonawcy:
1) prowadzenie działalności gospodarczej tożsamej z przedmiotem zamówienia;
2) posiadanie wiedzy i  doświadczenia zawodowego oraz dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz kadrowym zapewniającym prawidłowe wykonanie zamówienia;
3) nie podleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ustawy Prawo zamówień publicznych;
4) wypełnienie formularza elektronicznego na platformie zakupowej;

2. Realizacja zamówienia nastąpi po wyborze najkorzystniejszej oferty na podstawie pisemnego zamówienia (potwierdzenia).

3. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego będzie zobowiązany do dostawy wszystkich wyszczególnionych w zamówieniu materiałów w terminie wskazanym w części II pkt. 2 jednorazowo. 

4. Jeżeli Wykonawca dostarczony towar, który nie będzie zgodny z opisem, uszkodzony lub wadliwy to Zamawiający może odmówić przyjęcia towaru. Wówczas Wykonawca zobowiązany jest towar wymienić na zgodny z opisem i pełnowartościowy, a odbiór towaru od Zamawiającego nastąpi na koszt Wykonawcy.

5. Wszystkie materiały należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego, 58-100 Świdnica, ul. Parkowa 2, do pomieszczenia wskazanego przez Zamawiającego.

6. Płatność w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Wykonawca wystawi fakturę po zrealizowaniu dostawy w całości (po dostawie wszystkich wyszczególnionych materiałów biurowych). Fakturę należy wystawić na dane:

Nabywca: Powiat Świdnicki, 58-100 Świdnica, ul. Marii Skłodowskiej - Curie 7, NIP 8842369827, odbiorca i płatnik: Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy, 58-100 Świdnica, ul. Parkowa 2.

7. Zamawiający dokona sprawdzenia pod względem ilościowym i zgodności z opisem dostarczonego towaru w miarę możliwości w dniu dostawy, a jeżeli nie będzie to możliwe, to w następnym dniu roboczym po dostawie. Jednocześnie zastrzega sobie możliwość zgłaszania uwag oraz żądania wymiany, w przypadkach, o którym mowa w ust. 4.  Dla sprawności komunikowania się Wykonawca wskaże osobę kontaktową i adres e-mail, na które Zamawiający będzie kierował ewentualne uwagi dotyczące dostawy.

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazania oświadczeń i dokumentów w ramach procedury zapytania ofertowego.

Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca powinni przekazywać pisemnie za pomocą platformy zakupowej https://platformazakupowa.pl/sp_swidnica (np. poprzez funkcję Wyślij zapytanie).

V. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami.

1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest: Elżbieta Kutyba e-mail: e.kutyba@geodezja.swidnica.pl, tel./fax 74 852 33 74 wew.230.

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące zamówienia pisemnie w godzinach pracy Powiatowego Biura Geodezji i Katastru w Świdnicy od poniedziałku do piątku do dnia  17 marca 2025 r. do godz.15.00.  Zapytania złożone po tym terminie mogą pozostać bez odpowiedzi.

VI. Miejsce i termin składania oferty cenowej.

Ofertę cenową załączonego do zapytania wzoru należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej https://platformazakupowa.pl/sp_swidnica do dnia  18 marca 2025 r. do godz. 12:00.

VII. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w ramach prowadzonego postępowania.

W ramach prowadzonego postępowania GK-Z.222.4.2025 o udzielenie zamówienia publicznego realizowanego w formie zapytania ofertowego będą przetwarzane dane osobowe zawarte w złożonych ofertach. Ponadto dane osobowe zawarte w wybranej ofercie będą przetwarzane dla potrzeb zawarcia umowy i jej dalszej realizacji. Wypełniając obowiązek prawny uregulowany zapisami art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako „RODO”, Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy informuje, iż:  

1. Administratorem Danych Osobowych Pana/Pani będzie Powiatowe Biuro Geodezji i Katastru w Świdnicy, 58-100 Świdnica, ul.Parkowa 2, zwane dalej „ADO”. Skontaktować z nim można się poprzez adres e-mail: sekretariat@geodezja.swidnica.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;
2. Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w Powiatowym Biurze Geodezji i Katastru w Świdnicy jest Pan Wojciech Chudziński. Skontaktować się z nim można poprze e-mail: iodo@geodezja.swidnica.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;
3. Dane osobowe zawarte w ofercie będą przetwarzane w celu prawidłowego udzielenie zamówienia publicznego a w przypadku wyboru oferty dla potrzeb zawarcia umowy i jej dalszej realizacji; podstawą prawną przetwarzania danych jest art.6 ust.1 lit b i c RODO; dobrowolne podanie numeru telefonu kontaktowego lub adresu e-mailowego w ofercie lub formularzu elektronicznym traktowane będzie jako zgoda na ich przetwarzanie w celach kontaktowych na zasadzie art. 6 lit. a RODO (na podstawie Pana/Pani dobrowolnej zgody);
4. Przekazane w ofertach dane osobowe mogą być udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art.4 pkt.9 RODO, w szczególności podmiotom świadczącym usługi w zakresie przemieszczania i doręczania przesyłek, podmiotom świadczącym usługę w zakresie obsługi prawnej jednostki, dostawcy systemów informatycznych i usług IT oraz w związku z realizacją obowiązku ustawowego w zakresie udzielenia informacji publicznej;
5. Dane osobowe mogą być przekazywane organom publicznym, organom ścigania lub innym organom ochrony prawnej (Policja, Prokuratura, Sąd) w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
6. Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej;
7. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, nie dłużej niż przez okres wynikający z JRWA (jednolitego rzeczowego wykazu akt) obowiązującego u ADO;
8. Przysługuje Panu/Pani prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania;
9. W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie dobrowolnej zgody ma Pan/Pani dodatkowo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, prawo żądania usunięcia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Do pozostałych danych osobowych nie przysługuje Panu/Pani prawo do usunięcia danych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO oraz prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10. Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
11. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Niepodanie danych spowoduje, że nie będzie możliwe uwzględnienie w niniejszym postępowaniu złożonej oferty;
12. Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji przez ADO, w tym profilowaniu.

VIII. Opis sposobu przygotowania oferty i uzupełnienia formularzy.

1. Cena musi uwzględniać wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia: koszty przygotowania oferty, koszty transportu, ubezpieczenia na czas dostawy, itp.

2. Na załączonym formularzu oferty cenowej należy uzupełnić cenę netto i brutto za dostawę wszystkich materiałów biurowych (cenę końcową) wyszczególnionych w formularzu zamówienia oraz podać wysokość stawki i wartość podatku VAT.

3. W formularzu elektronicznym udostępnionym na platformie zakupowej należy podać wartość oferty netto oraz stawkę VAT. Cena oferty netto, stawka VAT musi być zgodna z ceną formularza oferty udostępnionym przez Zamawiającego.

4. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą oraz słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

IX. Informacje dodatkowe.

1. Oferta w niniejszym postępowaniu powinna być złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku pełnomocników należy załączyć kopię stosownego pełnomocnictwa (upoważnienia).

2. Zamawiający nie ma obowiązku dopytywania Wykonawcy w przypadku błędów rachunkowych oraz wątpliwości co do treści złożonej oferty.

3. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia w ofercie asortymentu równoważnego pod warunkiem, iż oferowany asortyment będzie o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, jakościowych, funkcjonalnych oraz użytkowych. Tam gdzie Zamawiający nie dopuszcza zastosowania produktów równoważnych w opisie nie użyto słowa równoważny, podano parametry lub oznaczenie produktu.

4. Oferta najkorzystniejsza to oferta z najniższą ceną realizacji dostawy zgodnie z opisem zamówienia.

5. Wykonawca związany jest ofertą cenową przez okres 14 dni.

6. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert cenowych.

7. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, ceny należy podawać w PLN. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

8. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia wielu ofert Zamawiający wykluczy Wykonawcę z postępowania.

9. Wykonawca ma prawo do wprowadzania zmian lub wycofania złożonej przez siebie oferty przed terminem upływu jej składania. W takim przypadku, jeżeli nie zrobił tego samodzielnie w platformie zakupowej, powinien powiadomić Zamawiającego poprzez wyraźne oświadczenie ZMIANA OFERTY Z DNIA ...... lub WYCOFUJĘ OFERTĘ Z DNIA...... .

10. Zamawiający niezwłocznie zawiadomi za pośrednictwem platformy zakupowej wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie niniejszego zamówienia o wyborze najkorzystniejszej oferty cenowej.

11. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od dostarczenia zamówionego towaru Zamawiający może wybrać kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez konieczności prowadzenia nowej procedury wyboru Wykonawcy.

12. Zamawiający zastrzega sobie, że może pozostawić niniejsze zapytanie bez rozstrzygnięcia oraz możliwość odstąpienia od realizacji niniejszego zamówienia bez podania przyczyny.